Koppel uw webshop aan uw ERP-systeem

Door uw webshop aan uw ERP-systeem te koppelen, krijgen uw klanten op elk moment van de dag of nacht de juiste productinformatie. Wat is de prijs? Zijn er nog artikels in voorraad? Wat is de status van mijn bestelling? Je hoeft gegevens nooit nog dubbel in te voegen. Dus ook geen risico’s op fouten meer.

We gaan er even van uit dat u over ERP-software beschikt. Die software verbindt alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, zodat alle informatie door het hele bedrijf bruikbaar is. Dat is uw interne keuken.

Daarnaast kijken uw B2B- en B2C-klanten langs uw webshop binnen in uw bedrijf. Ze krijgen een beeld van uw aanbod. U maakt het hen gemakkelijk producten te leren kennen en automatisch bestellingen te plaatsen. So far, so good.

Maar het kan nog beter. In plaats van apart gegevens in te tikken voor zowel uw interne keuken als uw uitstalraam, kunt u beide aan elkaar koppelen.

Wat bereikt u met een koppeling?

Vooreerst loopt de communicatie met uw klanten vlekkeloos:

• Zij zien op elk moment van de dag de juiste prijs en voorraad van hun gewenste producten op uw webshop. Een koppeling of integratie met uw ERP-systeem verzekert dat ten allen tijde.
• Wijzigingen aan uw cataloog worden direct door de webshop overgenomen.
• Online bestellingen komen in uw ERP terecht.
• Complexe kortingstructuren worden in het ERP beheerd en op de webshop overgenomen. Dit houdt in dat uw B2B-klanten online kunnen bestellen aan hun gebruikelijke voorwaarden, zonder dat u complexe prijsstructuren moet beheren in de webshop.
• Orderstatussen worden automatisch gecommuniceerd met de klant.

Daarnaast maakt u uw werk gewoon gemakkelijker:

• Een koppeling beperkt de manuele input van klant- en productinfo.
• Een automatische koppeling sluit fouten uit die vaak voorkomen bij een niet-gekoppelde shop, zoals het fout overtypen van bestellingen of prijzen.

Beter koppelen dan integreren

‘Koppelen’ houdt in dat de webshop op zijn eigen database draait en er een automatische en permanente synchronisatie wordt opgezet tussen de gegevens van het ERP-systeem en die in de database van de webshop. Cataloogaanpassingen in ERP worden automatisch in de webshop overgenomen en online bestellingen worden naar het ERP-systeem gestuurd.

Een ander groot voordeel van koppelen is dat je ook via een CMS aanvullende productinformatie kan beheren die in het ERP niet beschikbaar is en dat ook die informatie op je webshop komt. Je webshop is dus niet ingebed en afhankelijk van één systeem, maar maakt links met andere systemen. Door middel van een koppeling heeft u de optie om in een CMS aanvullende informatie te geven bovenop uw basisgegevens, waardoor uw ERP onbelast en clean blijft.

‘Geïntegreerde’ webshops draaien niet op hun eigen database, maar halen hun gegevens in realtime op uit het ERP-systeem. Het nadeel hiervan is dat de belasting op het ERP toeneemt naarmate meer gebruikers op de webshop zitten, maar ook dat de webshop offline is op momenten dat het ERP niet beschikbaar is wegens updates of onderhoud.

Wat is nodig voor een koppeling?

Voor een optimale en interessante koppeling is een minimum aan informatie vereist.

Voor artikels zal dit gaan over de prijs, kenmerken, structuur van de cataloog, de voorraad en eventueel zelfs extra informatie zoals documenten.

Opgelet, dit is het minimum als het gaat over een B2C-webshop. Wenst u met uw webshop ook een B2B-doelpubliek aan te spreken dan dient uw webshop ook alle contacten, contactpersonen, adressen, betalingsvoorwaarden en klantspecifieke prijzen en kortingen over te nemen. Een B2B-webshop bevat namelijk vaak ook een uitgebreide klantenzone waar de klanten online interessante informatie kunnen terugvinden zoals al hun off- en online bestellingen, statussen van de bestelling, facturen, offertes,...

Vast formaat of op maat

U kunt kiezen voor een koppeling op maat van uw bedrijf of voor een koppeling die al bij meerdere klanten zijn nut heeft bewezen.

Een custom-koppeling wordt gemaakt op basis van de vereisten van uw business. Een update van ERP-software houdt helaas wel een update van de koppeling en eventueel van de webshop in. Hierdoor worden updatekosten vaak verdrievoudigd! Verder is de ontwikkelingstijd van de webshop en koppeling ook een stuk groter dan bij het implementeren van een out of the box-integratie.

Zo’n out of the box-integratie is een reeds bestaande koppeling die beschikbaar is voor meerdere klanten en reeds bewezen en getest is. Deze koppeling is generiek en bevat in de meeste gevallen elk element dat u aan het ERP toelaat om mee te connecteren.

Het verschil is hier dat de koppeling enkel moet opgezet en geconfigureerd worden op de wensen van de klant. Dit houdt in dat er geen ontwikkelingstraject is maar een configuratietraject, wat heel wat goedkoper en sneller is. Bovendien deelt u ook schaalvoordelen van deze oplossing: een uitbreiding aan de generieke out of the box-koppeling krijgt u bij wijze van spreken gratis ter beschikking, terwijl dit bij een custom-oplossing een extra ontwikkelingskost met zich meebrengt.

Marcando als oplossing

Marcando is een instapklare of out-of-the-box-ERP gekoppeld webshopplatform waarmee je in een mum van tijd je cataloog online krijgt en de webshop bestellingen in je ERP binnenkomen.