Om in te spelen op de groeiende klantvraag en hun interne processen te optimaliseren, koos Bellimmo voor een volledige integratie van Microsoft Business Central als hun ERP-systeem. Deze integratie biedt het bedrijf de mogelijkheid om bestellingen efficiënter te verwerken en het voorraadbeheer te verbeteren. Dankzij de overstap naar dit digitale systeem kan maar liefst 95% van de klanten nu eenvoudig bestellingen plaatsen via de webshop. Dit heeft zowel de klanttevredenheid als de operationele efficiëntie aanzienlijk verhoogd.

‍

Sinds 1987 levert Bellimmo frituursnacks aan horecazaken van allerlei groottes. Onder leiding van zaakvoerders Alejandro en Lynn heeft het bedrijf altijd ingezet op klanttevredenheid en efficiëntie, en speelt het proactief in op veranderingen in de markt. Het assortiment wordt voortdurend geoptimaliseerd om tegemoet te komen aan de wensen van hun klanten. Digitalisering was dan ook een logische stap om mee te evolueren met het cliënteel. In de horecasector wordt de verschuiving van handmatige bestellingen naar digitale processen steeds zichtbaarder, en Bellimmo heeft dit proces omarmd door hun volledige bedrijfsvoering te koppelen aan Microsoft Business Central.

‍

Bellimmo's uitdaging

Zoektocht naar efficiëntie

Bellimmo zag zich voorheen geconfronteerd met inefficiënte en foutgevoelige bestelmethodes via onder andere telefoon, WhatsApp en zelfs handgeschreven notities. Deze tijdrovende processen stonden de groeiambities van het bedrijf in de weg. Om de administratieve druk te verlichten en de processen te stroomlijnen, ging Bellimmo op zoek naar een toekomstgerichte oplossing die perfect integreert met Microsoft Business Central.

De koppeling met Business Central was essentieel voor Bellimmo, omdat het systeem cruciale onderdelen zoals artikelbeheer, prijsbeheer, klantenbeheer en orderbeheer automatisch beheert. Door de volledige integratie kunnen gegevens zoals voorraad- en prijsinformatie real-time worden bijgewerkt, en worden bestellingen rechtstreeks vanuit de webshop in het ERP-systeem verwerkt. Dit zorgt voor een aanzienlijke vermindering van administratieve taken en een efficiëntere afhandeling van orders.

ERP-integratie

Na doorgedreven analyse van Bellimo’s bedrijfsstructuur werd de nood aan een ERP-koppeling duidelijk. Het ERP vormt de basis voor de processen van het bedrijf, en wou Bellimmo digitaliseren, dan was dergelijke koppeling eerste prioriteit.  

De ERP-koppeling was voor Bellimmo een logische stap omwille van het artikelbeheer, het prijzen- en kortingenbeheer, het klanten- en accountbeheer en het orderbeheer. Een koppeling zou ervoor zorgen dat:

1. De opstart van het bestelplatform op een tijdsefficiënte manier voltrokken kon worden, omdat alle data uit het ERP wordt overgenomen en achteraf slechts kleine aanpassingen aan de online winkel of cataloog dienen te worden gedaan
2. Het platform slechts minimaal onderhouden zou moeten worden, gezien alle wijzigingen die in het ERP doorgevoerd worden op basis van prijs-, artikel-, en klantenupdates meteen worden verwerkt in het platform.
3. Ook het manuele orderinputwerk enorm verminderd zou worden, want alle orders die via het bestelplatform geregistreerd worden stromen onmiddellijk door naar het ERP-systeem.

‍

Onze oplossing: van manueel naar digitaal

Marcando voorzag Bellimmo van een plug-and-play bestelplatform die voldeed aan de vooropgestelde voorwaarden. Gezien het strategische en commerciële belang van het platform werd het platform één van de grotere peilers binnen de bredere digitalisatiestrategie.

De webshop met Microsoft Business Central koppeling is bij Marcando standaard beschikbaar als SaaS-oplossing. De hierdoor veel beperktere maandelijkse licentiekost was voor Bellimmo dan ook zeer goed te budgetteren.

Het resultaat

95% van Bellimmo’s klanten bestelt nu via het webportaal. De goudmijn aan data die in het ERP vervat zit bezorgt aan elke klant namelijk een persoonlijke bestelervaring. Ook is het cliënteel door de rechtstreekse stocksynchronisatie in de webwinkel ten allen tijde geïnformeerd over beschikbaarheden en voorraden. De klanten kunnen nu ook 24/7 bestellen, waardoor een extra laag flexibiliteit aangeboden kan worden. Allen zijn ze dan ook zeer tevreden over de vlotte gebruikservaring en de hierdoor gestegen efficiëntie.

‍

“Marcando zorgde bij ons voor een lean organisatie die efficiënt kan werken”

‍

De evolutie van offline naar online verkopen is ook voor Bellimmo zelf een strategisch goede zet geweest: zaakvoerder Lynn laat weten dat zij zonder het platform tot 2 FTE’s extra zouden moeten inzetten voor de administratie en verwerking die bij de verkoop komt kijken. En dankzij het self-service platform waar klanten zelf hun bestellingen kunnen ingeven is ook de foutenmarge enorm gedaald, wat heeft geleid tot een daling in voorkombare verliezen.

Conclusie

Bij Marcando kon Bellimmo terecht om een efficiënt, gestroomlijnd bestelplatform te implementeren, afgestemd op de noden van het digitaliserend groeibedrijf. Ook budgettair was Marcando voor Bellimmo de juiste oplossing. Het SaaS-model met maandelijkse licentie voor de gekoppelde webshop paste perfect binnen de prijsvoorwaarden van een typische KMO, en door de gestegen efficiëntie kon ook fors op loonkosten bespaard worden. Met Marcando nam Bellimmo op elk vlak de juiste stap om toekomstgericht te groeien, met tevreden, geïnformeerde en gedigitaliseerde klanten.

‍

‍